Viele KI-Projekte starten mit der falschen Frage: „Welches Tool sollen wir einsetzen?“ Zu diesem Zeitpunkt ist oft noch unklar, ob KI an dieser Stelle überhaupt sinnvoll wirkt.

Aktivität ist noch keine operative Wirkung

In der Praxis sehen wir immer wieder ein ähnliches Muster:

  • Einzelne Use-Cases entstehen aus spontanen Ideen.
  • Fachbereiche testen parallel verschiedene Anwendungen.
  • Bestehende Prozesse werden kaum hinterfragt.
  • Datenqualität und Systemzugänge werden erst spät geprüft.
  • Ziele wie „mehr Effizienz“ bleiben unkonkret.

Nach außen wirkt das wie Fortschritt. Operativ entstehen jedoch häufig zusätzlicher Abstimmungsaufwand, neue Insellösungen, manuelle Übergaben an Schnittstellen und Projekte, deren Nutzen sich kaum belegen lässt.

Das Problem ist selten die KI

Das Problem ist, dass Unternehmen zu früh in die Lösung springen.

Bevor eine Technologie ausgewählt wird, müssen deshalb einige Fragen geklärt sein:

  • Wo entsteht heute konkret Zeitverlust?
  • Welche Schritte verursachen Fehler, Rückfragen oder Nacharbeit?
  • Welche Aufgaben folgen klaren, wiederkehrenden Mustern?
  • Welche Daten stehen in welcher Qualität zur Verfügung?
  • In welche bestehenden Systeme muss eine Lösung eingebettet werden?
  • Welche regulatorischen und organisatorischen Rahmenbedingungen gelten?

Erst daraus entsteht ein belastbarer KI-Use-Case.

Was eine Potenzialanalyse bewertet

Eine Potenzialanalyse betrachtet nicht nur, was technisch möglich ist. Sie bewertet vor allem:

  • die erwartbare operative Wirkung,
  • den Umsetzungsaufwand,
  • die Reife von Daten und Prozessen,
  • den Integrationsbedarf in bestehende Systeme,
  • Risiken und Abhängigkeiten sowie
  • die Messbarkeit des Ergebnisses.

Ein attraktiver Use-Case ist noch kein guter Use-Case.

Gut ist er erst dann, wenn er ein relevantes Problem löst, zu den bestehenden Abläufen passt und seine Wirkung im laufenden Betrieb messbar wird.

Genau hier scheitern viele Unternehmen nicht an der Technologie, sondern am Vorgehen. KI-Projekte sollten deshalb nicht mit einem Tool beginnen. Sie sollten mit der klaren Entscheidung beginnen, welches Problem sich überhaupt zu lösen lohnt.

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